Zapisz się na darmowy kurs Jak Skutecznie Pracować z Grupą i Klasą

Jak skutecznie i rozwojowo dzielić zadania w zespole

Sprawa podziału zadań pomiędzy członków zespołu (np. pomiędzy uczniów w klasie, kiedy realizujemy projekt edukacyjny) tylko z pozoru wydaje się łatwa. Po prostu spisujemy zadania i każdemu z nich przypisujemy osobę, który wykona je najlepiej. Tym sposobem nasz projekt będzie wykonany bardzo dobrze, ale czy w edukacji chodzi tylko o to, żeby zadania wykonywać dobrze? Czy nie bardziej chodzi o to, żeby wykonywane zadania rozwijały ludzi?

 

Wyobraźcie sobie taką oto sytuacje: W naszym zespole klasowym jest 20 osób i wspólnie planujemy jakieś wydarzenie, np. szkolną akademię. Chcemy podzielić zadania pomiędzy uczniów. Tak więc pierwszą rzeczą, która przychodzi nam do głowy, jest spisanie zadań, a następnie do każdego z nich przypisanie osoby, która wykona je najlepiej. Czyż nie tak? Ale przecież jest jeszcze inny sposób, choć mniej oczywisty: możemy zacząć od ludzi i każdemu z nich przypisać najodpowiedniejsze zadanie.

 

Tak więc podzielić zadania pomiędzy członków zespołu można na dwa sposoby – oba mają swoje plusy i minusy:

1. zacząć od zadań (sposób popularniejszy) – przyglądasz się liście zadań i przyporządkowujesz każdemu z nich osobę, która wykona je najlepiej,

2. zacząć od członków zespołu – przyglądasz się ludziom i każdemu z nich przyporządkowujesz zadanie, które zrobi najlepiej lub które najbardziej go rozwinie.

 

Przypisujemy osoby do zadań (zaczynamy od zadań)

Jeśli jako kryterium przypisania osoby do zadania bralibyśmy tylko i wyłącznie kryterium: „Kto wykona to zadanie najlepiej?”, to mogłoby się okazać, że niektóre osoby będą przypisane do dużej liczby zadań, a niektórym nie przypiszemy żadnego zadania. No bo przecież w każdym zespole są osoby bardziej skuteczne i takie na których można polegać, ale są też takie mniej odpowiedzialne i mniej skuteczne. Tak więc nasza lista mogłaby wyglądać tak:

 

 

Okazało się, że niektórym osobom przypisaliśmy po kilka zadań, a niektórym żadnego. Możemy się też spodziewać, że jeśli komuś, nawet bardzo odpowiedzialnemu i skutecznemu przypisaliśmy za dużo zadań, to po prostu nie będzie w stanie ich wykonać.

 

Możemy zastosować tutaj jeszcze jeden zabieg, mianowicie przyjąć zasadę, że każdej osobie przypisujemy tylko jedno zadanie. W takim przypadku należałoby wykonać następujące czynności:

1. Zadania opisać tak, żeby wykonanie każdego z nich zajęło mniej więcej tyle samo czasu (to jest oczywiście trudne, bo różne osoby mogą wykonać to samo zadanie w różnym czasie).

2. Porangować zadania od najważniejszych do najmniej ważnych (ew. od najtrudniejszych do najłatwiejszych).

3. Rozpocząć przypisywanie zadań od tych najważniejszych (do których przypiszemy najbardziej odpowiedzialne i skuteczne osoby), do tych mniej ważnych (którym przypiszemy osoby mniej odpowiedzialne i mniej skuteczne).

 

Tym sposobem możemy oczekiwać, że całość naszego projektu będzie wykonana skutecznie, ale jeśli zajmujemy się edukacją, to czy naprawdę tylko o to chodzi? Czy nie chodzi bardziej o rozwój ludzi? Jeśli bardziej zależy nam na aspekcie edukacyjnym to lepiej zacząć od ludzi, a nie od zadań.

 

  •  

     

 

Przypisujemy zadania do osób (zaczynamy od ludzi)

Jeśli bardziej zależy nam na rozwoju członków naszego zespołu (np. klasy, kiedy realizujemy projekt edukacyjny) to o wiele lepiej zacząć podział zadań od ludzi, a nie od zadań. Robimy to w taki sposób, że do każdej osoby z zespołu przypisujemy zadania, które wykona ona najlepiej, a może jeszcze lepiej: takie zadanie, które najbardziej ją rozwinie.

 

Bardzo często te dwie sprawy są ze sobą związane: jeśli danej osobie przypiszemy zadanie, które wykona ona najlepiej, prawdopodobnie oznacza to, że zadanie jest zgodne z jej szerokorozumianymi predyspozycjami i przy wykonywaniu zadania będzie mogła te predyspozycje wykorzystywać i rozwijać. Oczywiście może być również tak, że dany członek naszego zespołu jest bardzo skuteczny i bardzo odpowiedzialny, a w związku z tym z każdym zadaniem radzi sobie świetnie, tak więc zadanie, które wykona on najlepiej, wcale nie musi być tym, które najbardziej go rozwinie.

 

O stawianiu wymagań, które będą odpowiednie, a więc nie za małe, ale też nie za duże, pisałem ostatnio w tym wpisie (w kontekście odpowiedniego podziału zadań polecam zwłaszcza przyjrzenie się ostatniej grafice)

Jak mądrze stawiać wymagania

 

Jeśli rozpoczynamy podział od ludzi, to warto zastanowić się również nad tym, czy nie byłoby dobrze rozpocząć przypisywanie zadań od członków zespołu, którzy mają największe potrzeby rozwojowe (np. jeśli w klasie mamy ucznia niepełnosprawnego), a kończąc na tych najbardziej odpowiedzialnych i skutecznych, bo ci i tak poradzą sobie z każdym zadaniem. Wydaję mi się jednak, że nie musi to być uniwersalna zasada, ponieważ możemy tym sposobem zaniedbać uczniów najbardziej zdolnych.

 

Koniecznie trzeba pamiętać, o tym, że w rozpoczynaniu podziału zadań od ludzi chodzi o to, żeby każdemu członkowi zespołu przypisać odpowiednie dla niego zadanie (a nie każdemu zadaniu przypisać odpowiedniego członka zespołu). Rozdzielanie zadań z takim nastawieniem pozwala na rozwój wszystkich członków zespołu (uczniów w klasie): zarówno tych z specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, jak i tych zdolnych i utalentowanych.

 

Tak więc podsumowując:

Jeśli rozpoczniesz podział od zadań:

– zadania mogą być wykonane najlepiej, jak potrafi Twój zespół,

– wykonanie zadań może być dłuższe i droższe (bo ci sami członkowie mogą być zaangażowani przy kilku zadaniach),

– niektórzy członkowie zespołu mogą być zbyt obciążeni, a inni będą się nudzić.

 

Jeśli rozpoczniesz od ludzi:

– może być tak, że zadania nie zostaną wykonane na najwyższym możliwym dla Twojego zespołu poziomie, ponieważ może zdarzyć się sytuacja, że dla osoby A zadanie 1 jest najtrafniejsze, a dla osoby B zadanie 2, zadanie 1 zaś i tak byłoby lepiej wykonane przez osobę B,

– wykonanie zadań może być szybsze i tańsze,

– każdy członek zespołu otrzymuje odpowiednie dla siebie zadanie i nie powinno być zbytniego obciążenia ani nudy.

 

Rozdzielanie zadań należy rozpoczynać od zadań:

– kiedy zależy nam na jakości wykonania,

– kiedy mamy wystarczająco dużo zasobów i czasu,

– kiedy zadania są trudne i wymagają dużych kompetencji.

 

Rozdzielanie zadań należy rozpoczynać od ludzi:

– kiedy zależy nam na niskich kosztach lub szybkości wykonania,

– kiedy zadania są łatwe i powtarzalne,

– kiedy priorytetem jest rozwój osób (np. w szkole).

 

Liczbowe wytłumaczenie tańszego i szybszego wykonania zadań przez zespół w sytuacji, kiedy rozpoczynamy ich rozdzielanie od ludzi, a nie od zadań, daje nam jedna z klasycznych teorii ekonomicznych: teoria przewagi komparatywnej. W tym wpisie na konkretnych liczbach pokazuję, dlaczego warto delegować zadania nawet wtedy, gdy sami jesteśmy w stanie zrobić je szybciej:

Teoria przewagi komparatywnej Ricardo w relacjach zespołowych, czyli dlaczego czasami warto delegować zadania nawet jeśli Ty zrobisz je sprawniej i jak to zrobić

 

Oczywiście powyższe rozróżnienie jest pewnego rodzaju uproszczeniem, ale chcę Wam pokazać je po to, żeby o nim pamiętać i zdawać sobie sprawę z tego, jak należy podchodzić do pracy z zespołem lub klasą. Szczególnie istotne jest to w sytuacjach, kiedy ważniejszy niż jakość wykonania danego zadania jest rozwój ludzi. Typowym przykładem takiej sytuacji jest projekt realizowany w szkole. Tutaj najważniejszym priorytetem jest aspekt edukacyjny. Dlatego w sytuacjach edukacyjnych powinno się rozdzielanie zadań zaczynać od ludzi, a nie od zadań.

 

Oczywiście absolutnie nie powinno oznaczać to tego, że aspektem edukacyjnym naszych działań będziemy usprawiedliwiać ich niską jakość. Jeśli na przykład chcemy w szkle zrobić spektakl teatralny przygotowany przez uczniów, to nie możemy akceptować jego niskiej jakości stwierdzeniami w stylu „uczniowie to nie profesjonalni aktorzy”, „nie robimy teatru tylko edukację”. Jeśli chcemy robić naprawdę dobrą edukację, to wspólnie z uczniami powinniśmy robić naprawdę wysokiej jakości działania, bo przecież właśnie takie działania ich najwięcej nauczą i dadzą poczucie prawdziwego sukcesu, ale nie zapominajmy również o tym, że to właśnie aspekt edukacyjny powinien być dla nas najważniejszy, a nie sukces spektaklu za wszelką cenę.

 

Co sądzicie o tego rodzaju dwóch podejściach do podziału zadań w zespole? Który częściej stosujecie? Zapraszam do dyskusji w komentarzach.

 

Zostaw komentarz



Pierwszy podręcznik o tym, o co naprawdę chodzi w edukacji

Zapisz się na darmowy kurs

Zapisz się na darmowy kurs Jak Budować Dobre Relacje

Kontakt

Motycz Leśny 51
21-030 Motycz Leśny

Warsztaty dla klas:
502-928-477, biuro@cdw.edu.pl

Sklep, kursy online:
513-056-931, kontakt@cdw.edu.pl

Szkolenia dla dorosłych:
502-928-477, adrianna.lalak@cdw.edu.pl

Copyright © 2020 Centrum Dobrego Wychowania
Witryna zaprojektowana przy użyciu zasobów portalu Freepik.com